中小企業の電子帳簿保存法の実務⑤～電子取引データの保存その３

一宮市でさの会計という税理士事務所をやっております税理士の佐野です。
いつも大変お世話になり誠にありがとうございます。

今回のブログは前回からの続きになります。

電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存制度
（メールやネットで受け取ったデータの保存の話）
のデータの保存要件は下記のように４つありました。

１．真実性の確保・・・タイムスタンプか事務処理の規程
２．可視性の確保・・・ディスプレイとプリンタ（ほとんどみんな持ってる！）
３．システム概要書の備付け・・・不要（他の者が開発したプログラムを使用する場合は不要だからです）
（中小企業が自社開発のプログラムでデータを保存することはほぼないと思っております）
４．検索機能の確保・・・日付・金額・取引先で検索できるようにする

４．検索機能の確保
なんですが、日付・金額・取引先で検索できるようにして保存するって大変ですよね！
そんなことどうやってやるの？って思いませんでしたか？

検索機能の確保については、実務的には以下のように対応することになると思います。
・検索機能不要に該当（別途まとめます）
・規則的なファイル名付けて保存する
・要件を満たすクラウドサービス等を利用する

上記の内、規則的なファイル名を付けて保存するというのは、
データの名称を、
日付・金額・取引先（例：20230131_50000_㈱事例説明商店）
にして特定のフォルダ（例：202301電子取引データ）に集約して保存するという方法になります。
手間といえば手間ですが、そんなに難しいことではないですね。
何でそうするの？ということですが、すぐに探せるようにしておいてということです。

そうしておいて、税務調査があったときには、保存してあるデータの提示又は提出に応じる
ということになります。

エクセルなどで索引簿を作成する方法もあるのですが、
上記の方法の方が簡単だと思います。

今のところ、中小企業の実務においては、
最も負担がない方法が上に記した方法ではないかと
思っております。

実際に実務でやってみて
シンプルでムダのない方法、つまり生産性の高い方法
を築き上げたいと思っております。

今回は以上とさせていただきます。